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应付帐款最佳实务及年终税务筹划

Redpath和公司的图片 Redpath和公司 : 2021年8月10日

税务筹划策略工资

2021年8月10日 ——编辑 注:本博客最初发布于2019年9月，为准确起见已进行了更新.

在当今不断变化的商业环境中, 企业依靠应付账款来完成向供应商支付商品和服务的重要任务. 对一些公司来说, 这涉及到大量的交易和维护帮助公司成长的供应商关系. 虽然从客户那里获得收入是任何企业的主要目标, 应付账款在企业的费用方面同样重要.

Managing accounts payable has a two-fold effect for the business; expenses paid are accounted for in the financials, 而支付给其他个人和企业的收入则用于纳税申报. 这篇文章将重点关注后者——维护供应商的税务报告记录.

大多数企业利用供应商来执行服务以满足业务需求. 服务的一些例子包括但不限于:

由建筑承包商进行的办公室改造工程
广告服务为企业所做的设计工作
会计及税务工作
为普通商业合规或纠纷提供法律服务
IT服务的技术支持
办公室清洁服务

非雇员提供的服务, 或供应商, 是否属于独立承包商工人类别. 该收入由支付实体(活跃于贸易或业务中)报告，并将触发表格归档要求报告所支付的收入, 在大多数情况下填写表格1099-MISC. 另一方面，雇员在W-2表格上报告他们的收入. 下面的图表提供了一个基于工人分类的表单报告示例. 重要的是要记住，这也延伸到公司的全球关系中. 企业也可以合并利用外国供应商——美国以外的供应商——为他们提供服务. 有关外国供应商报告的更多信息，请参阅我们的博客文章 对外国供应商付款的预扣要求.

工人分类类型	年终报税表
员工	W-2
独立的承包商	1099
外国独立承包商	1042-S

工人分类类型	纳税人识别表格
员工	W-4
独立的承包商	W-9
外国独立承包商	W-8 (ben, ben - e, exp, my, eci)

这篇文章的重点是分类独立承包商的表格要求和应付账款流程, 每个企业在雇用工人为其公司提供服务时，都有责任选择适当的工人分类. 如果你对公司的工人分类有具体的问题, 请联系您的客户经理.

客户会问的一些常见问题:

这个工人是雇员还是独立承包人?
我们需要他们的W-9、W-4或W-8表格吗?
哪些供应商需要1099-MISC表?
我们是用信用卡付款给供应商的，我们还需要开1099吗?
我们没有收到供应商的W-9表格，但1099表格1月31日到期^st; Now what?
我们如何编制年终报告的供应商名单?

通过应付账款对任何新供应商关系的前端进行适当的文档记录是维护记录和年终报告的最关键部分.

企业主们忙着经营生意, 保持现金流流动, 关注他们的客户. 然而, 通常是由于忙乱的活动, 通过应付账款到期的账单可能不会得到最高的关注，从而不容易进入年终报告. 没有专门的应付账款人员, 供应商一般都是在没有建立完整的配置文件和地址的情况下建立会计软件, 报税号码, 法定营业名称, 纳税实体类型.

下面列出了一些应付账款的最佳做法，企业可以采用这些做法来缓解年终结算的紧张情绪.

从所有供应商处收集w -9或W-8

要求所有与您建立付款关系的新供应商在向您支付任何款项之前，应向您提供完整的W-8或W-9表格. 强调所有包括企业支付的每个供应商，无论他们是否提供服务，还是只提供商品. 这也适用于那些你可以假设是优德app下载或公司的供应商——无论如何，申请W-9是最好的做法. 这种记录保存做法保护您的业务记录作为扣缴义务人在这些类型的交易. 花额外的时间检查供应商提供的完整的W-9，确保所有字段都是完整的，日期和签名行都是完整的.

例子: 一家企业雇用了一家草坪服务公司，在夏季的几个月里在他们的办公地点提供草坪护理. 在签订草坪养护合同后, 在执行服务之前，企业所有者向供应商请求W-9. 一般来说，与你签订合同的销售人员不会有现成的资料. 不管怎样，工作开始了。, 第一个月的草坪护理就完成了, 你收到了第一张没有W-9表格的服务账单. 在支付账单之前，直接向他们的账单办公室索取他们的W-9的副本. 这将鼓励供应商知道这将延迟付款给他们.

下面空白的W-9表显示了最常填写并用于纳税申报的突出显示字段.

填写供应商简介

利用你的会计软件在年底为你做这些工作. 这种做法意味着在全年的新供应商设置期间，要花时间完全填写供应商信息，并勾选允许您将供应商标记为1099可报告的复选框. 虽然不是所有的会计软件都允许你这样做, 拥有完整的供应商配置文件将使运行一个带有名称的供应商报告, 地址, 税号在年底更容易、更完整.

例子你收到了草坪养护服务公司的W-9表. 大多数会计系统只允许您通过输入企业名称来快速输入供应商, 然后立即进行付款. 因为你已经有了W-9中纳税人的所有信息, 编辑供应商简介，完整填写合法的企业名称, address, 纳税人身份证号码和实体类型.

实体类型在年底很重要，因为大多数公司都不需要申报1099年. 这条规则也有例外! 通过在首次付款的情况下对每个供应商单独进行时间计算, 你会发现年终报告已经完成，准备好审阅和报告了. 请记住，每个会计软件在为1099报告提取供应商信息时都是不同的. 总是反复检查所有适用的1099供应商的名单.

保存W-9和W-8表格及供应商发票的记录

如果你的会计软件允许附件供应商简介和账单, 利用软件的这一部分. 有些程序还允许您在供应商配置文件中附加W-8或W-9，并将发票附加到单个账单上. 你还应该在会计软件之外额外保留一份纸质或电子副本作为备份.

例子: 同一家草坪护理服务提供商向你收取覆盖物费用，这是商品，而不是服务. 一般来说，货物是不需要申报的. 然而, 当它们与服务一起列在同一张发票上时, 购买货品及服务的全部金额须在1099报税表申报. 然而如果, 草坪护理供应商为覆盖物单独开具发票, 只有服务发票是可报告的. 在您的会计软件中链接支持可以帮助您轻松确定在1099报告中使用的年终金额.

每年执行供应商内务管理

如果你的公司收到了国税局的B-Notice(国税局在1099报税表上有名字和/或TIN匹配错误时发出的通知)，那么对你的供应商名单进行全面的管理是一个好主意. 和不管你是否收到了b级通知, 建议每个企业都检查他们的供应商列表，以获得完整和更新的供应商信息, 每年.

从收到B-Notice的供应商那里重新申请更新的W-9尤为重要此通知通常表示所提供的EIN/SSN与与其相关联的税务实体名称不匹配. 一些问题可能包括企业改名, 提供了一个DBA (doing business as)的名称而不是法定名称, 或者供应商可能只是错误地填写了W-9.

这在独资企业中尤为普遍. 独资企业, 虽然他们可能有一个EIN, 个人的社会安全号码和姓名将与营业名称一起被认可吗. 梳理供应商列表是将旧供应商指定为不活跃的好方法，以便清除多余的名称，并允许您专注于维护您经常使用的供应商的完整配置文件.

例子: 你收到约翰·多伊的W-9表格，他经营的是约翰的草坪护理公司. 关于W-9, 约翰选中了个人/独资经营者或单一成员有限责任公司，但只列出了约翰的草坪护理和EIN. 1099年申报, 1099将需要列出与企业相关的John的个人姓名，而不仅仅是DBA的姓名，这样IRS将更容易将其与John的个人姓名和SSN进行匹配，而不是在这些独资经营者实例中使用DBA姓名和EIN.

监控用信用卡付款的供应商

1099年申报, 通过信用卡或贝宝支付的款项由第三方处理器在1099-K上报告. 如果企业也在1099-MISC上报告这些付款, 存在双重报告收入的可能性. 因此, 在年终，企业所有者应该回顾总分类账的详细信息，以确定付款的来源(例如, 检查, 信用卡, 贝宝, 银行EFT). 如果卖方是通过信用卡付款和支票付款, 该业务负责在1099上报告的付款的支票部分.

例子: 约翰的草坪护理接受信用卡或支票汇款对他们的发票给你. 根据年终供应商报告, 您可以按交易列出细节，并确定您总共支付了约翰的草坪护理1美元,500.每年00美元. 如果其中500美元是用信用卡支付的, 只有1美元,000将在1099-MISC上报告所提供服务的费用. 在会计软件中, 使用正确的付款类型编码支付账单或记录费用是很重要的.

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重要的是，鼓励保持干净的供应商记录，以便为审计和税务报告做好准备. 本博客中的大部分内容都来自于与客户合作的经验，因为他们在一年中最忙的时候为他们的公司工作. 那个月是一月! 在那个月里, 或者在它之前或之后, 许多企业实行年终结算, 给员工发W-2表格, 并为1099报告编制列表. 从经验, 对于企业来说，在短短31天内完成这么多重要的任务可能是一段压力很大的时间. 每年的这个时候非常重要，因为税务机关依赖企业正确报告向其他个人和企业支付的款项.

虽然这可能会对你的业务和增长的大局构成挑战, 把时间或资源分配到公司的细节上，努力做到合规性，并在应付账款中保持卓越的记录，这总是一个好主意.